2020 a résolument été l’année des réunions virtuelles. Les appels Zoom et Microsoft Teams étaient déjà de mise avant la pandémie de COVID-19, mais, avec la progression du télétravail et du travail hybride ces derniers mois, les réunions à distance sont maintenant la règle et non l'exception pour des millions de salariés.

Au mieux, les appels vidéo peuvent être un moyen très efficace de rester en contact avec ses collègues et son réseau professionnel, et un moyen incontournable de collaborer à distance sur des projets. Au pire, les appels vidéo peuvent être jalonnés de problèmes techniques et sembler parfois totalement inutiles et / ou mal gérés.

Un récent sondage LinkedIn mené dans plusieurs pays par Robert Half a révélé que les trois principaux écueils de la visioconférence sont, en premier lieu, une mauvaise qualité vidéo / audio, puis des appels inutiles (un e-mail suffirait) et, enfin, un trop grand nombre de personnes qui parlent en même temps. Ce sondage nous rappelle à point nommé que suivre certaines règles avant et pendant une visioconférence est essentiel pour utiliser au mieux votre temps et pour que tous les participants soient productifs et professionnels.

Voici donc 14 conseils pour vous aider à éviter certains écueils lors d’une visioconférence.

1. Assurez-vous que tout fonctionne

Les difficultés techniques peuvent gâcher de nombreuses visioconférences et sont le principal problème cité par les personnes interrogées lors des enquêtes menées par Robert Half, tant aux États-Unis qu'en Europe. Pour éviter cela, testez vos outils ordinateur, applications, caméra et microphone pour vous assurer qu'ils fonctionnent avant le début de la réunion. Vous ne voulez quand même pas retarder le début d'une réunion parce que quelqu’un ne peut vous voir ou vous entendre.

2. Organisez-vous (et assurez-vous que l’appel est réellement nécessaire)

Posez-vous la question : Est-ce vraiment nécessaire ? Puis-je aborder ce sujet par e-mail ou par d'autres moyens ? (et éviter ainsi l'écueil numéro 2 de notre enquête, à savoir les appels vidéo inutiles). Si vous décidez de donner suite à la réunion virtuelle et de l’animer, partagez un ordre du jour au préalable. N’oubliez pas : Il est très facile de s'écarter du sujet lors d'une réunion en ligne ou de se laisser distraire par l'environnement (surtout lorsque de nombreuses personnes travaillent à domicile dans la salle à manger ou des pièces transformées en bureau de fortune). Pour des raisons de productivité et de concentration, limitez le nombre des points à l'ordre du jour et envoyez-les aux participants à l'avance.

3. Habillez-vous correctement

Le télétravail a ceci d’avantageux qu’on a toute latitude pour s'habiller de façon plus décontractée. En visioconférence, il y a une certaine limite à cet égard. S’il n'est probablement pas nécessaire de porter un costume, choisissez des vêtements propres et professionnels et vérifiez votre apparence dans le miroir avant le début de la visioconférence. Rien ne doit détourner l’attention de votre propos. En prime, le fait de vous préparer à votre journée de travail peut vous aider à adopter un état d'esprit productif. Attention : Si vous portez une chemise de travail avec un pantalon de survêtement, n'oubliez pas de quitter la réunion avant de vous lever.

4. Vérifiez l’arrière-plan

Le meilleur arrière-plan pour les réunions vidéo est un arrière-plan qui n’attirera pas l’il. La meilleure solution ? Le blanc. Assurez-vous qu'il n'y a pas de pile de vaisselle ou de linge sale en toile de fond. De nombreuses plateformes de réunion virtuelle vous permettent de modifier ou de flouter l'arrière-plan, si nécessaire. Vérifiez également que l'éclairage est suffisant pour que l’on puisse vous voir. Ceci est particulièrement important dans le cadre d’un entretien d’embauche à distance ou d’une réunion avec des personnes que vous rencontrez pour la première fois.

5. Parlez clairement (et prévoyez un léger retard dû à la connexion)

Articulez et parlez lentement pendant les réunions en ligne. La qualité de la connexion Internet à domicile peut varier, tout comme la fiabilité des appareils. Gardez à l'esprit qu'il y a souvent un léger retard lorsque quelqu'un parle, alors faites une pause après avoir posé une question ou écouté la réponse de quelqu'un. On peut facilement en venir à interrompre par inadvertance d'autres orateurs ou à parler en même temps qu’eux et tendre ainsi vers l’écueil numéro 3 cité dans notre enquête internationale - trop de personnes qui parlent en même temps.

6. Regardez la caméra

Pendant une réunion virtuelle, il y a beaucoup à voir sur l’écran : des images de vous-même et de vos collègues, la présentation ou une transcription de la conversation entre les participants... En dehors du champ de l’écran, vous pouvez avoir un compagnon / une compagne ou des enfants à la maison qui passent par là. Établissez un contact visuel avec les autres participants à la réunion en regardant la caméra lorsque vous parlez et écoutez les autres.

7. Faites preuve d’empathie

Il est important de faire preuve d'empathie et de créer des liens et pas seulement en tant que collègues de travail, surtout dans des moments difficiles comme ceux que nous traversons actuellement. Les managers qui animent les réunions virtuelles peuvent prévoir un moment en début (ou en fin) de réunion pour vérifier que tout le monde va bien.

8. Installez-vous dans un endroit calme (si vous le pouvez)

Idéalement, installez-vous dans une pièce peu bruyante où vous pourrez fermer la porte. Si vous ne pouvez pas trouver un coin calme, optez pour l’endroit de votre domicile où vous êtes le moins susceptible d’être interrompu(e). Expliquez à vos colocataires, votre conjoint, vos proches ou vos enfants que vous allez participer à une réunion de travail et que vous ne pourrez pas leur parler pendant la durée de la réunion. Si possible, mettez les animaux de compagnie dans une pièce séparée. Et n'oubliez pas de désactiver les notifications sur votre ordinateur et vos appareils personnels.

9. Utilisez le bouton de désactivation du son

Vous ne parvenez pas à trouver d’endroit calme ? Intégrez la réunion en mode silencieux. Et lorsque vous ne parlez pas, coupez le micro pour que les gens puissent parler sans entendre votre chien aboyer ou la sonnerie de la porte.

10. Soyez attentifs lorsque vous partagez votre écran

Si vous partagez votre écran pendant une réunion vidéo, réduisez au minimum le nombre de fenêtres et d'onglets que vous avez ouverts afin que les participants puissent facilement voir de quoi vous parlez. Veillez à fermer les documents que vous ne souhaitez pas partager et à désactiver temporairement toute notification de messagerie pendant votre présentation.

11. Limitez la liste des participants

De nombreuses personnes que nous avons récemment interrogées ont confié éprouver une grande fatigue en lien avec les appels vidéo. Si c'est vous qui planifiez la réunion, n'invitez que ceux qui ont vraiment besoin d'y participer. En petits groupes, on est souvent plus investis et plus productifs.

12. Soyez attentifs lors de l’envoi de messages

Attention à l'envoi de messages aux participants lors des réunions en ligne. Si vous vous plaignez de quelqu'un pendant la réunion (ce que vous ne devriez pas prendre le risque de faire de toute façon), et que votre commentaire est accidentellement reçu par la mauvaise personne ou finit dans une transcription, cela pourrait nuire à certaines relations ainsi qu'à votre réputation.

13. Ne multipliez pas les tâches

Assurer le bon déroulement d’une visioconférence implique de résister à la tentation de consulter les réseaux sociaux, sa boîte de réception ou les actualités. Lorsqu'un participant n'est pas attentif pendant une vidéoconférence, cela se voit. Et il va de soi que personne n’a envie de vous voir ou vous entendre manger. Même si c'est l'heure du déjeuner, gardez votre sandwich ou votre collation pour plus tard.

14. Ne bougez pas dans tous les sens

Si vous participez à une réunion sur un appareil mobile, évitez de vous déplacer ou de trop bouger car cela peut désorienter les autres. Placez votre appareil sur un support stable, si possible, et essayez de ne pas bouger.

Enfin, voici un dernier conseil concernant les règles à suivre lors d’une visioconférence : n'oubliez pas d'être aimable et patient avec vos collègues. Tout le monde n’a pas la même aisance et la même connaissance des outils à utiliser lors de réunions virtuelles. Offrir une assistance technique ou rassurer, si nécessaire, aidera chacun à se sentir soutenu et partie intégrante de l'équipe, même si vous n'êtes pas réunis au même endroit.

Par Robert Half