Comment éviter la noyade quand votre quotidien pro semble lentement mais sûrement vous y condamner ? En privilégiant la méthode de la longueur d'avance bien sûr : la planification et non l'improvisation. Des conseils d'experts à conserver à l'esprit.

Remettre les choses au lendemain est une fâcheuse manie. C'est sûr, on aimerait bien exclure cette habitude nocive de notre quotidien professionnel en 2021. Une belle résolution de début d'année, et une sacrée gageure, aussi. Car le démon de la procrastination et toutes sortes de phobies - administrative par exemple - nous incitent régulièrement à fuir l'inévitable. Avant de tout traiter en urgence, bien évidemment. Oui, et ce même malgré l'expérience de tous ces retards angoissants à souhait que nous avons pu connaître.

Pourtant, une méthode limpide comme tout peut nous aider à y voir plus clair : la planification. Organiser son planning hebdomadaire à l'avance n'annule pas les soucis, mais peut tout à fait alléger votre santé mentale. Et, on l'espère, votre vie. Pourquoi pas ? De plus en plus de voix expertes mettent d'ailleurs l'accent sur l'importance d'une planification ordonnée et régulière pour mettre un peu d'ordre dans sa vie perso et professionnelle.

Des petits tips pour éviter la noyade.

L'art de la planification : 

Non non, l'agenda n'est pas un gros mot. Il pourrait même devenir un fidèle compagnon si vous souhaitez y voir plus clair dans les semaines à venir. Or, quoi de plus nécessaire en cette période pleine d'incertitudes ? Malgré les difficultés indéniables que nous éprouvons à nous projeter ces derniers temps, il est non seulement important de conserver une forme de routine au jour présent, mais aussi d'envisager tous ceux qui vont venir.

C'est d'ailleurs ce sur quoi insiste le site lifestyle Treehugger. Les mots d'ordre ? Se fixer des objectifs, déjà. Les avoir bien à l'esprit et les énumérer noir sur blanc. Ensuite, les planifier selon les jours de votre semaine. Qu'ils soient intimes ou professionnels, ces objectifs doivent s'inscrire dans le temps pour avoir une chance d'être bien réalisés. Cinq objectifs hebdomadaires - d'une importance aléatoire - constituent une bonne moyenne.

Avant de pensez votre semaine, pensez d'abord à ce qui précède la réalisation de vos objectifs : la routine matinale. Préparez-vous un bon petit déjeuner et faites en sorte de vous lever chaque jour à la même heure, histoire de ne pas bousculer votre horloge interne. Alimentation et sommeil sont nécessaires à votre équilibre. Qu'importe que vos horaires matinaux ne correspondent pas aux premières lueurs du soleil, ou vos objectifs aux rêves d'une vie, matinées et planifications doivent avant tout respecter une même valeur, cruciale : la cohérence.

Faire preuve de cohérence, c'est aussi laisser ses agendas à un endroit visible de votre appartement, afin qu'ils soient aisément consultables, à toute heure, tous les jours. Important pour s'assurer de ne pas rater un seul rendez-vous de la semaine à venir. Cette logique doit se coupler avec un terme qui effraie mais compte tellement : l'organisation. S'organiser, c'est simplement faire en sorte d'accorder des horaires précis - durant des jours déterminés - aux tâches diverses qui vous préoccupent, selon leur importance et leur urgence respectives.

En somme, il s'agit de découper son emploi du temps pour mener à bien ses projets progressivement, sans se sentir pressée par le temps qui s'écoule. C'est aussi ça, la planification : y aller à tâtons et avec doigté pour conserver ce que Treehugger intitule "la fraîcheur mentale". En moins cryptique, on pourrait parler de disposition d'esprit. Un esprit plus léger si, par exemple, vous consacrez aux tâches plus importantes la première moitié de votre semaine, et aux labeurs plus anecdotiques la seconde.

Pour Treehugger, tout peut facilement être planifié l'espace d'un week end, quand votre fraîcheur mentale est au plus haut : missions professionnelles à délivrer en temps et en heure, achats divers, appels à faire, repas de la semaine, garde-robe du lundi au vendredi, anniversaires ... Mais pourquoi tant de précautions au juste ?

Planning(s) et santé mentale :

Pas de maniaquerie dans ce besoin d'ordonner, non, mais une certitude : plus l'on cartographie nos semaines, plus l'on met toutes les chances de notre côté pour que tout se passe bien. L'imprévu a parfois du bon, mais ce n'est malheureusement pas toujours le cas. S'organiser à l'avance, ce n'est pas simplement accoler à notre vie une myriade de post-it mais aussi s'assurer de conserver une sorte de contrôle sur le temps qui passe.

Et ce n'est pas tout. Le consultant Costin Ciora l'explique l'espace d'un post Medium : planifier permet aussi de mieux réfléchir à nos objectifs à long terme et à la façon dont l'on peut accomplir certaines tâches, mettre l'accent sur ses priorités et (pas seulement) celles des autres, mais aussi faire en sorte que son lundi matin ne soit pas synonyme de planning pensé à l'arrache et dans la panique. Au final, moins d'improvisation, plus d'organisation, et, on l'espère, un stress amoindri en début de semaine. Pas de recette magique, juste un brin de logique.

Planifier sa semaine, c'est déterminer ses objectifs personnels, familiaux et pros, mais aussi son temps libre, nous prévient Costin Ciora. Activités de détente et loisirs comptent tout autant que votre routine matinale. Même en envisageant les choses sur le long cours, penser sa concentration au temps présent reste fondamental. C'est ce qu'explique le blog professionnel Life Storage, en nous incitant par exemple à mettre notre téléphone portable de côté ("cette trop grande distraction") et à lui dédier un horaire d'usage précis dans la journée. Malin.

Un conseil validé par l'ingénieur Jason Lengstorf. Sur son blog, l'expert énumère à l'inverse toutes les conséquences toxiques de l'absence de planification : une motivation moindre au travail, une dépense dérisoire d'efforts et d'énergie tout au long de la semaine, une mauvaise compréhension de vos priorités, des exigences amoindries... Le spécialiste alerte : "Si vous n'avez pas de plan, vous finirez par perdre du temps".

Nous voilà désormais prévenus. Mais comment faire face à l'imprévu ? En l'accueillant sans angoisse, bien évidemment. "Les plus petits détails peuvent faire toute la différence pour rester organisé tout au long de la semaine. Dans tous les cas, ne vous inquiétez pas si certaines choses n'ont pas été faites aujourd'hui : ajoutez-les simplement à votre liste de choses à faire pour le lendemain", nous recommande encore Life Storage.

Alors, pas de panique. Sortons nos agendas, et planifions.

Par Clément Arbrun