Secrétaire de direction trilingue
Publication date: Jan 21, 2023
- Function: Industry / Electrical & Electrotechnical / Production / Maintenance
- Nb position : 1
- Types of contracts: Permanent contract
- Academic level : bachelor level +3
- Experience : 2 to 3 years
Missions
- Assurer l’accueil téléphonique et physique(informations et orientation)
- Réceptionner le courrier ,l'enregistrer et le dispatcher.
- Veiller a la circulation des documents ,parapheur transitant par la direction.
- Classer et archiver les documents émis/ou reçus.
- Rédiger et diffuser par courrier électronique ou sur hard des courriers ,note de service,compte rendu de réunion ,pour le compte de sa hiérarchie.
- Établir les réponses aux courriers administratifs.
- Assister en permanence sa hiérarchie , en termes d’organisation , de gestion ,de communication ,d'information ,d’accueil , de classement ,et de suivi de dossiers.
- Travailler en étroite collaboration avec toutes les structures de l'entreprise.
- Organiser la vie professionnelle de l'entreprise.(Prise de rendez - vous , Présentation des dossiers de visa , gestion des déplacements, gestion des notes de frais Réservation Billetterie,Réservation d’hôtel)
- Prendre en charge les formalités de déplacements du personnel a l’intérieur et a l'extérieur du pays.
- Gérer l'utilisation des salles de réunions de la direction générale.
- Apporter sa collaboration dans la gestion des fournitures bureau.(Commande et suivi mensuel des stock)
- Réceptionner et vérifier les factures de téléphone fixe et fax,eau ,électricité ,let veiller e ce que le paiement soit fait dans les délais.
- Établir les bon de commande pour l’acquisition des fournitures de bureau ,d'entretien ou autres fournitures nécessaires a la bonne marche de l'entreprise.
- Vérifier les livraison et confirmer la réception.
- Renouveler si il y'a lieu les différents documents concernant les services .(téléphone, internet)
Profile
- Titulaire d'un d'un diplôme universitaire en lettres et langue étrangère ou équivalent dans la filière adaptée.
- Avoir au minimum 2 ans d’expérience dans le domaine du secrétariat.
- Maîtrise outil informatique(outils courants et outils de gestion ,pack office ,messagerie ,navigateur web )
- Bonne connaissance de l'anglais et du français.
- Bonne capacité de rédaction.
- Maîtrise des technique d'archivage et de classement.
- Maîtrise des technique d’accueil.
- Sens de l’écoute et disponibilité pour l'ensemble des directions.
- Sens de l'organisation et d'observation.
- Autonome et organisée.
- Capacité d'adaptation.
- Aisance relationnelle.
- Sens de l’écoute et de la correction.
- Sens de la confidentialité.
- Méthode et rigueur.
- Sens de communication et du dialogue.
- Un esprit de synthèse et du dialogue .
- Un esprit d'équipe.
- Respect des délais associés aux différentes opérations.
- Bonne expression orale et écrite.
ALGER CHIMIE
Location: Algeria, Alger ,Oued Smar
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