Missions
Gestion du dossier commercial
- Effectuer les démarches auprès du service commercial pour collecter les informations nécessaires à la facturation.
- Analyser, dans la base de données clients , les composantes du compte client : historique des différents contacts, bon de commande, contrat, CGV (conditions générales de vente).
- Collecter l’ensemble des données générales et les informations spécifiques impactant le contenu de la facture.
- Détecter les éventuelles anomalies ou incohérences, les corriger en liaison avec les services concernés, rédiger le rapport d’anomalies.
Gestion de la facturation et suivi
- Établir la facture conformément au process interne : saisie, codification, édition, rattachement des documents annexes (devis, avoir, bon d’expédition non facturé, avis de paiement, document technique ou douanier).
- Vérifier la stricte conformité des données aux dispositions légales, faire valider la facture par la force de vente.
- Assurer son émission au client et sa bonne réception, suivre la créance, relancer le client (par téléphone, mail, courrier).
- Contrôler le délai de règlement, suivre et saisir l’encaissement.
Suivi des relations clients
- Traiter et enregistrer les éventuelles réclamations ou litiges liés à la facturation en s’appuyant sur les services concernés, analyser leur contexte, rechercher les causes imputables.
- Suivre les différents en-cours, établir un échéancier de facturation.
- Saisir le règlement client et l’encaissement.
- Maintenir un bon relationnel avec le client.
Suivi comptable et reporting
- Calculer les provisions de clôture mensuelle.
- Transmettre au service comptable les informations liées aux encaissements et nécessaires au lettrage.
- Exploiter la balance âgée (document comptable regroupant les clients par dates d’échéance des encaissements).
- Suivre et mettre à jour la base de données clients (adresses, historique des contacts, créances), classer et archiver tous les documents contractuels et administratifs rattachés.
- Participer aux améliorations du process pour réduire le délai de paiement et sécuriser le mode opératoire.