Offres d'emploi

• Organiser et réaliser tous les travaux liés à la bonne tenue du secrétariat de la Direction Générale (DG, DGA, Staff, service, direction) de la Société.
• Prendre en charge l’organisation matérielle des réunions et des déplacements des cadres de la Direction Générale en mobilisant tous les moyens nécessaires (si besoin : préparation des documents, réservation, billetterie, ) et en activant éventuellement les structures ou agents habilités

Tâches principales:

Réaliser les opérations quotidiennes:

• Enregistrement du courrier << arrivée >> et << départ >> et Dispatching aux sous structures ou agents concernés.
• Effectue le classement des documents de la structure.
• Procède à la préparation matérielle des réunions de la structure :
• Frappe, reprographie des correspondances et/ou documents :
• Communications téléphoniques et filtrage des appels téléphoniques (réponse à des consultations).
• Tenir et éventuellement planifier l’agenda des rendez-vous et séances de travail du DG et les directeurs.
• Accueil des personnes sollicitant le DG (visiteurs ou collaborateurs) dans un climat convivial mais strictement professionnel.
• Organise les missions à l’intérieur du territoire (ordre de mission, réservation d'hôtel, billetterie) et à l’étranger (demande de visa, retrait devise, billetterie ).
• Peut être appelée pour Participer à tous les travaux demandés par le DG (rédiger des notes ou de correspondance).

Responsabilités:

• Sur l’application et le respect des procédures de réception et d’émission de courrier.
• Sur l’enregistrement systématique des courriers émis et reçus / système de référence et responsabilité du suivi / contrôle du nombre d’exemplaires et de leur destination et strict respect des consignes de confidentialité.
• Sur l’application et l’exécution des consignes et les instructions de travail données par le DG .
• Ne jamais divulguer d’informations d’ordre professionnel en dehors des personnes expressément habilitées par le DG à obtenir ces informations ; se conformer à l’obligation de réserve et observer une attitude générale départie.

Ressources principales:

• Niveau terminal ou plus.
• Avec une formation dans le domaine de secrétariat ou assistanat.
• Deux ans en minimum expérience requise dans le domaine de la secrétariat, assistanat et l’accueil.