Offres d'emploi

L’assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante.

• Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale.
• Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.
• Elle prend en charge, en lien avec la direction générale, l’organisation matérielle et logistique des réunions internes et externes.

Activités :

Gestion administrative

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
• Assurer les prises de rendez-vous.
• Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques.
• Suivre la circulation des parapheurs.
• Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances.
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, rapports .), les reproduire et les diffuser.
• Traiter et diffuser des informations internes et externes.
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe.
• Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions.
• Prendre en charge des aspects logistiques de la direction générale (gestion du stock des fournitures bureautiques, photocopieur ).
• Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• Classer, pré-archiver les documents en lien la direction générale.
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administrative.
• Assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations.
• Participer aux séances, prendre des notes, rédiger les procès-verbaux, les comptes rendus de réunions et les diffuser (interne, ), finaliser les rédactions des procès-verbaux, les comptes rendus de réunions lorsque ceux-ci sont externalisés.
• Suivre le prestataire de prise de notes.